ウェブ会議を好印象に！Zoomなどのサービスや背景設定、パーテーションをご紹介

コロナ禍においてテレワークが一般的になりました、一緒に働くメンバーとの情報共有ツールとして、また営業のための面談や説明会の手段としてウェブ会議を行う機会が多くなりました。そこでは、対面の会議同様にコミュニケーションが重視されるのに加え、ウェブ会議ならではの気遣いも必要になります。
今回はウェブ会議サービスの紹介と、見やすさと聞きやすさを改善させるポイントをご紹介します。

Zoomだけじゃない、ウェブ会議ができるサービス紹介

ウェブ会議を行う際、どのようなツールを利用していますか。
様々な企業からテレワーク向けにサービスが提供されています。それぞれ参加できる人数やセキュリティ対策、便利機能などが異なりますので使用の目的に合わせて選択できます。
仕事以外の場面でも、友人や親戚と直接会うことが難しい時期にはプライベートでも活用できますね。
※以下サービスについて、2021年8月時点の情報です。

Zoomはシェア率第1位の人気サービス
無料版の最大接続人数は100人で、利用開始手続きが簡単なため、アカウントがなくてもミーティングを行うことができます。URLをクリックするだけでよいので、相手先が普段どのようなサービスを利用しているかやIDなどをあらかじめ聞いておく必要がありません。
また通信のクオリティが高く、音声や映像に遅延がないので相槌や頷きが即時に伝わり快適なコミュニケーションを可能にしています。
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Skypeは無料通話アプリの元祖として根強い人気
リンクを作成し、通話に参加してもらいたい人と共有することでミーティングを行えます。
ブラウザーでアクセスできるためSkypeがインストールされていなくても問題ありません。
通話は30日間記録しておくことができるので、ミーティング中は会話に集中し、後から見直してメモを作成することができます。
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Microsoft Teamsは、Microsoft Office 365利用者に人気
Skype for Businessの後継サービスであり、Microsoft Office 365の1アプリとして提供されています。
そのため、WordやPowerPoint、Excel などの使い慣れたアプリでの共同編集をリアルタイムで行うことができます。Microsoft 365を利用している企業であれば、追加のコストをかけずに導入可能であることから人気が上昇しました。
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Google Meetは、Googleアカウントがあれば使用可能
Google Meetはシンプルで初心者にも簡単に使用できます。会議のスケジュールをGoogleカレンダーに入れると、Google MeetのURLが自動生成されます。さらに、カレンダーに会議参加者を追加すると、参加者にもURLが自然と共有されます。
また、安全性の高さも特徴で、会議コードは25種類10列の文字を使用し複雑化したり、機械学習やウイルススキャン機能によるスパムや不正ソフトウェアの検出を自動で行ってくれたりします。
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LINEミーティングは、LINEのアカウントを知らない相手との通話に便利
LINEとは言っても、ミーティングのために仕事相手とグループを作ったり、LINEの友だちになったりする必要はありません。
指定のURLにアクセスするだけで最大500名でグループビデオ通話ができます。スマホからでもPCからでもアクセスすることができます。
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背景画像を設定する

お互いの顔を見て話すことができ感情が伝わりやすいのがウェブ会議のメリットではありますが、自宅で仕事をする場合は背景が気になりますよね。デスクを壁に向けているため、背景に生活空間が映ってしまう配置の方が多いのではないでしょうか。
そこで便利なのが、背景画像です。通話の相手方や目的に合わせて画像を選び、快適な通話を楽しみましょう。

参考: Zoom「バーチャル背景の概要」
Teams「会議の背景を変更する」

部屋やカフェの画像は、仕事相手にも違和感がない

落ち着いた印象を与えることのできる、部屋やカフェの画像は人気です。

参考: 壁紙屋本舗
 Unsplash
IKEA

海は、自然の画像の中でも人気
リラックスした印象を好む方は自然の風景を選ぶこともあるようです。花畑などの色彩が鮮やかすぎる画像はビジネスシーンに合わないかもしれません。海の画像は人気のものの一つです。

参考: BEIA images
写真AC

パーテーションを利用すると背景が安定する

背景に画像を設定する方法は人気でよく使われますが、それを気に入らない方はパーテーションを利用することもできます。画像を設定していても、急に動いた時に背後の物が映り込んでしまうことがありますし、トリミングがずれて髪の一部が消えてしまうこともありますよね。
また、生活空間で仕事をすると勤務中に集中力が途切れたり、反対にプライベートな時間にも緊張感が残る場合があるので、気分を切り替えるアイテムとして仕切り板を使用する方もいます。
折りたたんで収納できスペースをとらないもの、段ボール製で組み立てやすく安定感のあるものなど用途に応じたものを選べるといいですね。

参考: ニトリ
 日経MJで紹介された段ボール製

ライトで顔を照らすと印象まで明るく

通常、照明は天井の中央に設置することが多いので、壁際のデスクでカメラを使うと明かりを後ろに背負ってしまい表情が見づらいのではないでしょうか。
営業やウェブセミナーなど顧客向けにお話される方はもちろん、社内の打合せでも表情が明るく見えれば生産性アップにつながるかもしれません。

参考: ELECOM
YEELIGHT

イヤホンやアプリ活用で聞きやすく

音声に雑音が入って発言が聞き取りづらかったり、自分の話した声がやまびこのように返ってきて話しづらいことはありませんか。
これらは、ノイズキャンセラやエコーキャンセラが搭載された機器を使用することで防ぐことができます。ツールを買い足さずにすぐできる改善としては、パソコン内蔵のマイクとスピーカーではなくマイク付きのイヤホンを使用することや、こまめにミュートすることでもノイズを低減することはできます。

おわりに

ここでは、ウェブ会議をより見やすく聞きやすくするためのアイデアをご紹介しました。
準備に少し手間がかかるものや物品を購入しないとできない方法もありますが、何より大切なのは思いやりであるとも思います。通話相手が安心して話せるよう対面時よりもおおきく相槌をうったり、長い説明の途中で質問がないことを確認したり、大人数で一人の話をきく際にも問いかけられたら応えるなどの気遣いは、顔が見えづらいウェブ会議でこそ大きな役割を持つでしょう。
ひとりひとりの気遣いで、気持ちよく仕事をしていけると嬉しいですね。